Sé que este puede ser un mundo nuevo para algunos, y tener reuniones a distancia por videoconferencia puede ser abrumador, pero entre más rápido nos adaptemos mejor.
1.- Medios de comunicación: En la actualidad existen muchos canales de comunicación digital, y dependiendo del flujo de trabajo puedes decidirte por uno o varios, lo clave es acordar los canales oficiales para compartir la información, recuerda que los canales pueden variar dependiendo del tipo y formato de la información.
Como ejemplo de algunas herramientas, desde lo más básico a los más complejos, correo electrónico, WhatsApp, Skype, Google Meet/Hangouts, Zoom, Jell, Slack, Monday, Jira, CRM o programas de software internos. Algunos equipos especializados pueden llegar a tener otras plataformas de intercambio de información. Por ahora, yo me quedo con Gmail, Whatsapp, Slack y Zoom, como las principales en mi día a día laboral.
2.- Estar disponible: Es importante que si trabajas en un equipo que depende entre si, estés disponible por los canales acordados, esto quiere decir que, si te debes ausentar por un tiempo considerable, debes informarlo para no entorpecer la comunicación y evitar la frustración del equipo. Mantener un tiempo adecuado de respuestas e interacción nos motiva y motiva al resto. Si dependes de un supervisor, es importante mantenerse en constante comunicación y actualización de tus avances.
3.- Mantener el flujo de trabajo: Los acuerdos a los que llegamos por los medios digitales, son tan importantes como aquellos a los que llegamos cara a cara, de hecho, los compromisos se pueden rastrear de mejor manera, porque todo queda por escrito, o grabado en una reunión (con consentimiento de todas las partes), así no se nos escapa nada, y tendremos fechas y tareas demostrables. Se te pueden pasar algunas cosas, a mi me ocurre todo el tiempo, por eso me apoyo en la lista de tareas y cuaderno de anotaciones, para reducir estos incidentes.
4.- Comunicaciones efectivas: Las comunicaciones digitales nos permiten divagar menos y cumplir con aquel sueño de tener reuniones ejecutivas efectivas, varias reuniones cortas con objetivos claros son mucho más productivas que reuniones largas de trabajo (a menos que sea necesaria y esté pensada para tal fin). Organiza horarios restringidos para la reunión, una hora es lo más común, pero si necesitas reuniones de trabajo de mayor desarrollo recuerda siempre incluir intervalos de descanso.
Por otra parte, muchas veces en una videoconferencia no logramos entender todo el contexto que nos trata de transmitir el interlocutor, evita divagar en anécdotas o bromas ya que puede llevar a la dispersión o malentendidos. También, hay que ser bastante claro con lo que se aspira de la reunión, y mantener un tono de cordialidad. Las minutas de avances suelen ser de mucha ayuda.
Espero les hayan parecido útiles estos consejos parte de mi experiencia ;)
¡Nos vemos pronto!
Fuente: https://www.linkedin.com/pulse/cómo-nos-comunicamos-trabajando-desde-casa-nastassja-palmiotto/
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